Como fazer o gerenciamento de equipe Home Office?

Empresas se adaptam constantemente às inovações tecnológicas. Uma forma disruptiva de trabalho, que vem ganhando cada vez mais espaço é o home office.
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Empresas se adaptam constantemente às inovações tecnológicas que são lançadas no mercado. É questão de sobrevivência: quem não se adapta, perde a relevância. Em contrapartida, quem abraça as mudanças vê melhoras tanto no desempenho da corporação quanto no dos colaboradores.

Uma forma disruptiva de trabalho, que vem ganhando cada vez mais espaço - e traduz perfeitamente essa necessidade de adaptação empresarial -, é o  home office. Principalmente após o início do isolamento social, indicado pela Organização Mundial de Saúde como método eficaz de combate ao contágio em massa do coronavírus, diversas empresas, de todos os segmentos, olharam para essa alternativa com mais interesse.

A solução proposta pelo modelo de home office demanda algumas modificações na rotina do colaborador para que possa surtir efeito positivo. Assim, algumas regras de gerenciamento devem ser seguidas de forma rígida, para que a empresa possa manter controle sobre a produtividade remota e, claro, sua sobrevida a longo prazo. 

Como funciona o home office?

O termo home office pode ser traduzido como trabalhar em casa ou, em outras palavras, transformar a própria casa em escritório. Porém, na prática, o trabalho remoto pode ser feito em qualquer lugar que não seja a sede da empresa - como cafés, livrarias ou hotéis.

Considerando o momento em que vivemos, é importante considerar o home office como a própria casa, já que explorar outros ambientes não é uma alternativa válida. Com isso, é imprescindível que o colaborador consiga se organizar para que trabalhar no mesmo local em que descansa não se torne, com o tempo, algo (ainda mais) exaustivo.

A modalidade de home office pode ser empregada individualmente ou por toda a equipe. Em ambos os casos, a jornada de trabalho pode ser controlada normalmente pela empresa, desde que haja recurso tecnológico para tanto.

Ah, e não podemos nos esquecer: é preciso ter um planejamento de gestão de colaboradores para que a jornada seja "acompanhável" por todos os envolvidos no processo.

Como fazer o gerenciamento de equipe home office 

 Quando falamos sobre home office, uma das maiores preocupações dos empresários é a respeito da procrastinação. Afinal, quem pode garantir que a pessoa está realmente trabalhando, se ninguém está vendo?

Antes de tudo, vale lembrar que, na era moderna, não é necessariamente o olho do dono que engorda o gado. A produtividade, hoje, pode ser mensurada tanto dentro quanto fora das empresas, a partir de dispositivos tecnológicos e, obviamente, uma boa gestão de resultados.

Nesse contexto, os líderes podem, sim, acompanhar tranquilamente o andamento dos processos inerentes à sua equipe em regime de home office. Montar o plano de resultados das atividades remotas pode ser simples, desde que haja transparência e mente aberta quanto às mudanças da rotina, que podem afetar a todos. 

Veja, abaixo, nossas principais recomendações para fazer com que o gerenciamento de equipe home office da sua empresa dê certo.

Seja comunicativo

Se manter uma boa comunicação no ambiente empresarial já é importante, imagine durante o home office. No trabalho remoto, os colaboradores exercem as atividades em lugares e horários diferentes. E, por isso, as informações precisam chegar a todos os membros da equipe todos de forma clara e rápida.

Uma forma de cumprir com esse objetivo é repassar para os funcionários as expectativas quanto aos resultados desejados, a forma com que os processos devem ser realizados e as metas semanais e/ou mensais que precisam ser atingidas. Divulgar as melhores ferramentas para a execução das demandas em uma nova modalidade de trabalho também é importante.  Algumas das nossas sugestões são Skype, Hangouts, Zoom ou até mesmo o Whatsapp para comunicação de equipes remotas. 

Estabeleça normas de trabalho 

Durante o home office, defina um calendário que determine as atividades e horários a serem seguidos por toda a equipe. É imprescindível ter um documento que possa orientar os prazos de cada demanda, principalmente porque nem sempre o gestor estará online para discorrer sobre a atividade.

Inclusive, informe aos colaboradores quando eles podem fazer contato com você - para possíveis feedbacks ou comentários - e/ou organize reuniões gerais para os principais repasses. Isso evita que informações se percam, prazos sejam estourados e a produtividade geral seja afetada de forma negativa.

Controle os horários 

Para que o gerenciamento de equipe  em trabalho remoto seja feito corretamente, é essencial que exista uma organização clara, que oriente os colaboradores a controlar suas horas trabalhadas. Afinal, dentro de casa, é mais comum ter uma jornada além da conta, já que não nos ligamos muito ao que o relógio diz. 

Fazer o controle de ponto em home office é importante tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Com ele, os funcionários podem se organizar da melhor maneira, sabendo separar o horário de trabalho do momento de descanso, e a corporação pode acompanhar o cumprimento da jornada integral de trabalho. 

Para ajudar nesse processo, as empresas podem utilizar ferramentas de controle de ponto remoto. A QRPOINT, por exemplo, disponibiliza aplicativos que fazem esse registro digitalmente - uma ótima opção para o home office.

Faça reuniões por videoconferência 

Estabelecer uma comunicação assertiva e fazer controle de ponto digital são tarefas necessárias para o gerenciamento do trabalho a distância. Sabe o que pode potencializar o resultado das duas coisas, ao mesmo tempo? Realizar reuniões por videoconferência.

O que antes era feito pessoalmente, no home office, passa a ser realizado pela webcam. Embora impessoal, a reunião virtual também é bem eficaz. Essa, portanto, é uma ótima forma de aproximar a equipe durante o home office. 

Essas reuniões podem ocorrer diária ou semanalmente e, se organizadas da forma correta, é possível que todos consigam se comunicar e trabalhar com a mesma frequência e empenho inerentes à jornada presencial.

Durante as reuniões, os funcionários podem compartilhar as tarefas realizadas ao longo do dia e falar sobre as dificuldades encontradas ao longo do período. É interessante utilizar esse momento também para fazer um repasse geral de desempenho .

Por último, mas não menos importante, é preciso confiar que todos os colaboradores, diretores e líderes farão a sua parte. Isso significa ficar em casa, focar nas tarefas urgentes, utilizar o tempo como boa ferramenta de trabalho e entender as limitações do próprio mercado durante esse período trágico da história da humanidade. or mais que a situação econômica esteja instável e que o home office seja, a princípio, uma novidade para muitos, a saúde e o bem estar das pessoas é o mais importante no momento.

Ainda tem dúvidas sobre o gerenciamento de equipes durante esse período? Acesse o blog da QPOINT para outras sugestões. 
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