Folha de ponto: 05 principais erros que podem te atrapalhar

Se você é da área de departamento pessoal, sabe da importância da folha de ponto. Saiba como evitar erros que podem dar dor de cabeça.
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Se você é da área de departamento pessoal, sabe da importância da folha de ponto. Ela é um documento que registra os horários de entrada e saída do funcionário, além dos intervalos de almoço e horas extras.

O objetivo do acompanhamento da folha de ponto é proteger os direitos dos trabalhadores, bem como das empresas contratantes, além de controlar a carga horária dos colaboradores.

No entanto, por mais eficiente que esse instrumento seja - afinal, ele é uma prova válida do ponto de vista da legislação - o que mais se vê por aí são falhas no gerenciamento desse recurso.

É importante evitar erros para que nenhuma das partes tenha prejuízo. Se você concorda, veja abaixo os principais equívocos da folha de ponto que podem te atrapalhar.

Erro 1: Marcação incorreta

Marcar o ponto incorretamente pode gerar problemas trabalhistas. É comum o funcionário registrar a entrada e se esquecer da saída ou um dos intervalos de almoço, por exemplo. E, por mais que isso pareça trivial, pode dar uma dor de cabeça danada... 

Outro erro comum é o preenchimento errado dos campos. Ou seja, registrar o retorno do almoço na saída ou o término da jornada nas horas extras. Nesse caso, as rasuras costumam ser fatais, inviabilizando o documento como prova legal. 

Tão ruim quanto a marcação incorreta é esquecer totalmente o registro de ponto. Aliás, esse é o erro mais comum dos colaboradores nas organizações, o que pode prejudicar o fechamento da folha de pagamento.

Erro 2: Não fazer folha de ponto para empregados domésticos

De acordo com a PEC dos domésticos, é obrigatório o registro de ponto desses funcionários. A jornada pode ser marcada manual, mecânica, eletrônica ou digitalmente. Mas não é só isso.

A lei da reforma trabalhista que entrou em vigor em novembro de 2017 trouxe diversas mudanças para a classe, passando a  ser obrigatório a carteira assinada, e o não cumprimento pode gerar multa que varia de R$800 a R$3.000,00.

Deixar de registrar o ponto dos empregados domésticos é um erro gravíssimo, pois o registro é a garantia de segurança jurídica ao empregador que cumpre as leis, podendo evitar uma condenação.

Erro 3: Pensar que o trabalho home office não precisa de controle de ponto

Em tempos de pandemia, muitas empresas adotaram o sistema home office. Nele, o funcionário realiza as suas atividades em casa, sem precisar ir à sede ou escritório da empresa.

No entanto, a prática de se trabalhar em casa é algo que vem acontecendo muito antes do surgimento do coronavírus. Tal modalidade pode ser empregada individualmente ou para toda a equipe. 

O fato é que, se o contrato for CLT, a jornada de trabalho deve ser controlada normalmente e acompanhada por gestores e departamento pessoal, desde que haja recurso tecnológico para tanto.

O que queremos dizer com isso? O cartão de ponto não vai funcionar, já que a pessoa está em casa e o aparelho na empresa. A folha de ponto em papel é um recurso acessível a todos os trabalhadores, mas não é confiável, já que as horas escritas podem não refletir a realidade. 

Nesse caso, o ponto digital é o mais adequado. Afinal, esse controle é ideal tanto para colaboradores quanto para a empresa. Com eles, os empregados se organizam melhor, sabendo separar o horário de trabalho das pausas. Já a organização pode acompanhar o cumprimento da jornada em tempo real.

Erro 4: Deixar de armazenar a folha de ponto

A folha de ponto é um documento que precisa ser arquivado, sendo considerado prova em processos judiciais. Contudo, armazená-la fisicamente ou no computador é um risco imensurável. 

Os perigos estão por toda parte: pane nos computadores, furto, incêndio, desastre natural e outras formas de acidentes podem levar à perda das informações. Portanto, é essencial dispor de backup das folhas de ponto de todos os colaboradores. 

Se forem fichas ou papel, tenha tudo escaneado e arquivado no servidor. Já o ponto digital tem a vantagem de armazenar os dados diretamente na nuvem, que é um recurso de confiança.

Erro 5: Usar planilha para controlar o ponto

O Excel é um excelente recurso que serve para centenas de atividades corporativas, menos para controlar o ponto dos funcionários da sua empresa. Pare e pense: como calcular horas extras, atrasos, faltas e férias de todos os colaboradores da organização usando apenas a planilha eletrônica?

Uma única fórmula errada pode causar um efeito cascata em todas as informações dentro dela. Então, nossa dica é: evite o Excel para essa finalidade, já que o registro irreal pode levar a contratante a perder causas na justiça. 

Com tantos dados e informações, é muito fácil  lançar horas a mais ou a menos, errar na fórmula da planilha e prejudicar a precisão dos cálculos.

Como evitar erros de folha de ponto?

Mais uma vez, o ponto digital consegue ser a melhor opção. Todas os dados inseridos vão direto para um sistema que faz os cálculos automaticamente.

Se você ainda acha que a folha de ponto é viável para o tamanho e perfil do seu negócio, vamos te dar uma ajudinha. Clique aqui e veja um modelo para registro de horas trabalhadas bem organizado e pronto para usar.

Mas, se quer inovar, aumentar a produtividade da área de pessoal e melhorar a assertividade dos cálculos, apresentamos o controle de ponto online QRPOINT. É um aplicativo que registra toda a jornada de trabalho, independentemente de onde o funcionário estiver.

O empregado pode usar apenas um tablet, celular ou computador com internet para fazer o registro. Outra vantagem é que a ferramenta conta com serviço de geolocalização, permitindo o registro do ponto através de GPS.

Esse recurso facilita a verificação dos dados quando o funcionários realiza serviços fora da empresa ou quando está em home office. Tudo feito de maneira segura e 100% online.

Com o aplicativo da QRPOINT os gestores passam a ter acesso a todas as informações do empregado em tempo real, fazendo o cálculo automático da folha de pagamento, como horas extras, adicional noturno e saldo de banco de horas.

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