Como ter o controle da jornada de trabalho dos colaboradores

A pergunta que muitos gestores fazem é: como gerenciar, de forma eficiente, o controle da jornada de trabalho do colaborador? Confira mais neste artigo.
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O controle da jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa nunca é igual ao de outra. Cada uma tem suas particularidades, escalas, regras... até a cultura organizacional afeta a forma com que esse dado é gerenciado.

Mas isso não tira a necessidade de acompanhamento, pelo setor de RH, de um parâmetro tão importante para a gestão de recursos humanos. Afinal, sem o conhecimento da jornada de trabalho, problemas judiciais e financeiros podem acabar minando a saúde da empresa.

A pergunta que muitos gestores fazem é: como gerenciar, de forma eficiente, o controle da jornada de trabalho do colaborador? E mais: ele pode ser automatizado, com relatórios e estudos que apontem para índices de produtividade e engajamento dos profissionais?

Se essa também é a sua dúvida, temos boas notícias nesse post. 

Veja a seguir.

Mapeie as necessidades da sua empresa

Algumas empresas trabalham no horário comercial tradicional, outras, em escalas diferenciadas, com equipes externas ou mesmo em home office, modelo massivamente adotado esse ano por causa do isolamento social.

Em cada uma dessas situações é preciso ter um controle e registros legais que especifiquem como o trabalho está sendo realizado, além das horas de dedicação às atividades profissionais computadas. Alguns exemplos são:

  • equipes externas que precisam registrar sua geolocalização, início e fim da jornada fora do escritório da empresa;
  • times que trabalham em regimes de escala de 12h, 18h ou 24h;
  • colaboradores que podem fazer banco de horas para compensação posterior.

O banco de horas é muito comum para negócios que demandam um esforço concentrado em determinado período - nem sempre em horário comercial -, como o desenvolvimento de software e lançamento de campanhas de marketing, dentre outros.

Além de atender às necessidades da empresa, a flexibilização de horários também pode favorecer a produtividade, engajamento e a criatividade dos colaboradores. Muitas organizações estão descobrindo, em 2020, que estar de corpo presente no escritório, de 8h às 18h, nem sempre significa estar presente. E que, por outro lado, deixar os horários mais livres pode ser uma excelente forma de aumentar a capacidade produtiva em até menos horas de trabalho.

Isso acontece porque eles ainda devem cumprir uma carga horária de dedicação, mas, podem equilibrar o relacionamento com a empresa com sua vida pessoal, como deixar o filho na escola, fazer atividade física pela manhã e iniciar sua jornada de trabalho mais tarde, com foco total.

Liste quais são as normas do setor para controle de jornada

Além do aspecto motivacional e das especificidades que levam a gestão da carga horária a afetar o desempenho do negócio, é preciso levar em conta o aspecto legal do controle da jornada de trabalho.

Algumas áreas possuem normas que precisam ser cumpridas, resguardando a saúde física e mental dos colaboradores, sob pena de aplicação de multas e processos trabalhistas quando desrespeitadas.

A área de telemarketing, por exemplo, precisa ter um controle de horas trabalhadas bem detalhado, com pausas para repouso, lanche, escala de horários com dias de folga nos finais de semana alternados, etc.

Funcionários que trabalham na área hospitalar, segurança patrimonial, mineradoras e aviação civil também possuem particularidades que precisam ser integralmente cumpridas - e registradas no controle de ponto.

Por esse motivo, é fundamental listar quais são as legislações a serem atendidas e as necessidades do negócio para, então, adotar um controle de jornada de trabalho eficiente.

Escolha uma ferramenta para fazer o controle da jornada de trabalho

É muito comum que, depois de levantar todas as necessidades e obrigatoriedades que a empresa precisa cumprir, seus gestores percebam que sua forma de controle está defasada. Nesse cenário, a organização está sujeita a falhas que podem trazer prejuízos consideráveis ao negócio.

Isso vale para qualquer modalidade empresarial, mas deve ser especialmente levado em consideração a partir do porte da empresa e o tamanho da sua folha de pagamento; quanto maiores, mais grave é a situação de defasagem. 

Dessa forma, o melhor é buscar uma ferramenta que automatize esse controle e possa quantificar a performance dos colaboradores, trazendo outra perspectiva de análise para a área de recursos humanos.

Para tanto, é preciso fazer algumas observações antes de escolher a ferramenta ideal. Nossas dicas são:

Considere quais são as funcionalidades do software

Um sistema deve ter funcionalidades que atendam a todos os controles e informações das quais sua empresa precisa. No caso do aplicativo da QRPOINT, isso inclui algumas ferramentas que vão do RH básico ao avançado, através de funcionalidades como: 

  • folha de ponto; 
  • dashboard com indicadores; 
  • cálculo de horas, adicionais e faltas;
  • banco de horas;
  • aplicativo de acesso para o gestor;
  • geolocalização;
  • integrações com ERPs;
  • envio de atestados.

Avalie o suporte oferecido pela empresa

Um suporte que possa ajudar nos primeiros meses de uso e tirar dúvidas pontuais é fundamental. Assim, escolha uma empresa que ofereça atendimento por chat e e-mail, por exemplo.

Pondere sobre o custo-benefício da ferramenta

Uma das grandes vantagens de automatizar o controle da jornada de trabalho é reduzir custos e falhas em um processo tão importante para o negócio.

No entanto, é preciso fazer um investimento que esteja adequado com a realidade financeira da empresa e possa ser justificado. Em outras palavras, o custo-benefício deve ser um dos critérios para avaliar as opções de mercado.

Avalie se o software consegue acompanhar o crescimento do seu negócio

Não basta, porém, ter uma boa condição de contratação. Além de atender as necessidades atuais do negócio, a ferramenta deve suportar seu crescimento.

Por isso, prefira empresas que estão, recorrentemente, atualizando suas ferramentas e oferecendo opções de integração com outros sistemas.

Veja se o sistema é fácil de utilizar

Se a ideia é descomplicar, um software para o gerenciamento do controle da jornada deve ser fácil de utilizar. Ou seja, a experiência de uso pelo gestor e pelo colaborador deve ser simples, intuitiva e agradável.

Com esses parâmetros e estratégias, sua empresa pode criar um controle da jornada de trabalho do colaborador eficiente, prático e amparado por um sistema que vai automatizar o processo e a produção de relatórios de indicadores de desempenho.

Sua empresa está precisando de uma ferramenta assim para o controle da jornada dos seus colaboradores no home office? Então experimente o sistema da QRPOINT gratuitamente e veja os benefícios que ele pode trazer para seu negócio.

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