Como aumentar a eficiência do home office

O Home Office tem se provado cada vez mais essencial. Saiba como aumentar a produtividade nesta nova modalidade de trabalho.
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Para manter as atividades em andamento durante a pandemia da COVID-19, diversas empresas migraram parcialmente ou completamente para o trabalho em home office. Com as tecnologias atuais, é possível manter um negócio em pleno funcionamento mesmo que cada funcionário esteja em sua própria casa. 

O trabalho remoto tem se provado cada vez mais essencial, e na verdade, passou a ser a modalidade preferida por diversos empregadores que notaram aumento na satisfação e desempenho de muitos de seus funcionários. 

Mas se você ainda está em um período de transição, ou se notou uma queda na produtividade durante o home office, saiba que com algumas pequenas dicas é possível aumentar a eficiência do trabalho à distância. Essas instruções são válidas para qualquer funcionário, e podem fazer a diferença entre um trabalho repleto de pausas e problemas técnicos ou uma experiência fluida e eficiente. 

Resolvendo os problemas de conexão

Uma das atividades frequentes no home office são as chamadas em vídeo. E, provavelmente, você já passou por dores de cabeça com reuniões onde a conexão deixava a qualidade baixa e funcionários acabavam desconectados constantemente. 

Existem várias formas de prevenir esses problemas:

  1. Instale uma VPN: Além de criptografar os dados garantindo a segurança, o programa reduz instabilidades e otimiza a conexão com os servidores ao redor do mundo. 
  2. Conecte via cabo ou Wi-Fi moderno: Prefira o uso de cabo de rede nos computadores, ou utilize uma conexão Wi-Fi de 5GHz com suporte ao protocolo 802.11 AC. 
  3. Ative o firewall do computador e desligue programas que usam a rede durante o trabalho. 

Tecnologias para home office

Diversas tecnologias podem auxiliar o trabalho em home office, substituindo mecanismos que anteriormente aconteceriam de forma física em um escritório. 

Sistema de ponto eletrônico

A migração para o trabalho em casa não significa que a mesma formalidade quanto à jornada de trabalho, dias de folga, e horários produtivos não possa ser aplicada. Na verdade, quando o controle sobre os horários é mais eficiente, a empresa é capaz de proteger os trabalhadores e o empregador.

Conforme discutimos, é possível conciliar o trabalho remoto e o controle de ponto, através do uso de uma ferramenta de controle adequada para o home office. Os funcionários também podem se beneficiar de uma separação concreta entre o horário de trabalho e o lazer, fator que muitas vezes causa estresse quando deixado em aberto no trabalho em casa. 

Suporte da equipe de TI

Outra facilidade através do uso de ferramentas digitais é providenciar suporte de uma equipe de informática para o funcionário, mesmo respeitando o distanciamento social exigido pela pandemia. 

Programas de suporte à distância, como a ferramenta oficial de controle remoto do Windows, TeamViewer, e outras alternativas, permitem que o técnico conecte-se ao computador do funcionário de forma segura e autorizada, à distância, e faça as modificações, reparos e otimizações necessárias a qualquer momento. 

Também é possível definir perfis de configuração corporativa, usando ferramentas como a G-Suite da Google, Microsoft Business e Apple Mobile Device Management para automaticamente configurar computadores para uso no trabalho. 

Organização de projetos

Com um corpo de funcionários diversificado, e distante, pode ser difícil criar projetos de larga escala que exigem a colaboração de diversas pessoas e áreas distintas. Aplicativos de organização de projetos, como o Trello, Asana e Jira são capazes de resolver o problema.

Os programas estão disponíveis para acesso em qualquer dispositivo, e permitem a criação de projetos, designação de tarefas, monitoramento de progresso, hierarquia de supervisão, e contam com muitos recursos para sair da primeira ideia até o resultado final. 

Compartilhamento de arquivos

Para o trabalho também é necessário que exista um fluxo de arquivos e documentos entre os funcionários e a empresa, de uma forma segura e rápida. O uso de anexos em e-mail não é recomendável, pois é vulnerável a roubo de dados, além de facilitar a perda de arquivos e dificultar a colaboração.

Ferramentas de sincronização em nuvem modernas permitem que múltiplas pessoas acessem e editem arquivos, armazenam uma cópia de cada documento de forma segura, e automaticamente sincronizem todos os dados com os computadores autorizados. 

Muitas alternativas com preços e recursos diferentes estão disponíveis no mercado, como o Microsoft 365 otimizado para o Office, o Google Drive otimizado para o Google Docs, o Dropbox, iCloud Drive e MEGA. 

Cuidados com a saúde

Outra forma essencial de garantir um bom trabalho remoto é a preocupação com a saúde e bem-estar do trabalhador. Passar horas diante de um computador sem os devidos cuidados pode lesar a saúde, aumentar o estresse e diminuir a produtividade. Por isso, tome os seguintes cuidados:

  1. Ative um filtro de luz azul. A luz azul, principalmente no fim da tarde, pode causar fadiga visual e insônia. No Windows e Mac, é possível ativar um filtro automático que reduz a luz azul durante o entardecer. 
  2. Use uma cadeira ergonômica. O cuidado com a postura é essencial. Portanto, utilize uma mesa e cadeira que sigam as regras anatômicas para conforto e postura, se necessário, consulte um guia online para ajustar a altura. 
  3. Mantenha um ambiente dedicado e limpo. Tenha um cômodo, bancada ou local específico para as atividades de trabalho, organizado e livre de distrações, para que o corpo e mente sejam capazes de associar a tarefa ao ambiente. 

Seguindo todas as recomendações, o trabalho em casa pode se mostrar mais eficiente e seguro que muitos escritórios, garantindo a produtividade até mesmo em momentos de crise como a pandemia que enfrentamos em 2020. 

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